Wstęp
Zarządca nieruchomości, wspólnota mieszkaniowa I bank to trzy podmioty połączone wspólnym biznesem, powiązane również prawnie poprzez umowy oraz funkcjonalnie przez podział zadań i odpowiedzialności.
Można sobie wyobrazić wspólnoty, które dzięki własnemu aktywnemu i profesjonalnemu zarządowi osobowemu administrują budynkiem, ale gospodarka finansowa oparta na całkowicie gotówkowym obrocie gospodarczym z wykluczeniem banku jest niezwykle trudna. Samodzielne prowadzenie przez wspólnotę ewidencji przychodów i kosztów oraz rozliczeń z członkami wspólnoty – bez korzystania z profesjonalnej obsługi księgowej – również wydaje się skrajnie trudne. Jeśli wspólnota jest w stanie zbierać zaliczki i dokonywać płatności za dostawę mediów, sprzątanie czy odbiór śmieci w formie gotówkowej, to wcześniej czy później powstanie potrzeba ulokowania zgromadzonej nadwyżki środków i wówczas pojawi się bank. Zatrudnienie przez wspólnotę sprzątaczki skutkuje koniecznością odprowadzenia składek na ubezpieczenie i zaliczek podatku. Owszem, istnieje rozwiązanie niewymagające zakładania konta bankowego, czyli wpłata składek ubezpieczeniowych oraz zobowiązań podatkowych w placówkach Poczty Polskiej. Jednak koszt każdej wpłaty wynosi 12 zł przy kwocie nieprzekraczającej 1,2 tys. zł (cennik z początku 2020 roku), co jest stawką zaporową, jeśli się ją porówna z możliwością wykonywania darmowych przelewów elektronicznych w większości banków oferujących rachunki dla wspólnot mieszkaniowych.
Czy członkowie wspólnoty mogą kontrolować wydatki realizowane w formie gotówkowej? Tak, choć będzie to bardzo trudne organizacyjnie oraz prawnie, gdyż obrót gotówkowy przy kwotach przekraczających równowartość 15 tys. zł jest utrudniony, a szczególnie kontrolowany po przekroczeniu kwoty odpowiadającej równowartości 10 tys. euro (co wynika z obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego opisanych w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).
Czy zarządca jest w stanie prowadzić rozliczenia z dostawcami usług oraz ze wspólnotą z wykorzystaniem wyłącznie rozliczeń gotówkowych? Tak, ale należy wziąć pod uwagę opisane powyżej problemy prawne oraz wysokie koszty dokonywania płatności gotówkowych i prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów.
Czy bank jest w stanie funkcjonować bez wspólnot mieszkaniowych? Tak, część banków nie dysponuje ofertą lub technologią konieczną do obsługi rachunków wspólnot i zarządców.
Odpowiedzi na postawione powyżej pytania są, jak widać, niejednoznaczne. Zarządca, wspólnota i bank mogą funkcjonować bez siebie, ale współpraca tych trzech podmiotów może znacznie usprawnić zarządzanie i obniżyć koszty eksploatacji nieruchomości. Dobra współpraca to szansa na: sprawne zarządzanie nieruchomością, szybką i bezbłędną sprawozdawczość dla członków wspólnot, kontrolę wydatków, finansowanie inwestycji oraz bezpieczeństwo środków zgromadzonych przez wspólnotę.
